Cara Legalisir Dokumen di Kemenkumham (AHU), Kemenlu, dan Kedutaan Besar Polandia (Beasiswa Ignacy Lukasiewicz)

Edit: gw agak jarang buka comment blog. Jika emang mau tanya-tanya bisa contact DM IG gw dan Yolanda: @mahasiswa.pl, thank you. Anyway ada versi videonya juga by mahasiswaPL (bantu subscribe ya hehe) bisa di cek di sini

Hari ini gw mau sharing mengenai pengalaman gw dalam legalisir dokumen di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Gw melakukan legalisir dokumen ini untuk keperluan pendidikan. Jadi, setelah mencoba beberapa beasiswa, akhirnya gw diterima salah satu beasiswa master dari pemerintah Polandia, yaitu Ignacy Lukasiewicz Scholarship Programme. Untuk cerita suka duka gw sampai mendapatkan beasiswa ini akan gw ceritakan di blog selanjutnya ya (atau klik di sini). Di sini gw akan menjelaskan proses legalisir dokumen pentingnya saja mengingat hanya ada waktu singkat untuk menyiapkan ini semua sebelum berangkat ke Polandia. Mungkin sudah banyak sekali panduan-panduan mengenai legalisir ini, namun tetap selalu merasa kurang lengkap dan selalu timbul banyak pertanyaan dalam diri gw sebagai pembaca awam saat itu. Oleh sebab itu gw mau menulis ini, yang tentunya juga ada update-update terbaru mengenai proses legalisirnya. Gw harap gw bisa menyampaikannya sangat-sangat detail, tidak hanya di kulitnya, tapi sampai ke daging, bahkan biji-biji nya LOL.

Ketika kandidat dinyatakan diterima beasiswa Ignacy Lukasiewicz (dan juga beasiswa luar negeri lainnya pada umumnya), dokumen-dokumen pendidikan dan kependudukan seperti ijazah, transkrip nilai, dan akta kelahiran harus dilegalisir di kedutaan besar Polandia di Indonesia (Jakarta) sebelum diserahkan kepada kampus/universitas Polandia dimana kita akan melanjutkan studi. Sebelum legalisir di kedutaan besar, dokumen wajib dilegalisir terlebih dahulu, dimulai dari Kemenkumham, dilanjutkan dengan Kementerian Luar Negeri (Kemenlu), dan terakhir Kedutaan Besar Polandia (atau kedutaan besar negara bersangkutan). Gw akan menjelaskan tahap demi tahap sesuai dengan yang gw alami.

A. Persiapan dokumen sebelum ke Kemenkumham (Administrasi Hukum Umum – AHU): Menerjemahkan dokumen, cap notaris

Sebelum ke Kemenkumham, hal yang harus dilakukan adalah menerjemahkan dokumen. Dokumen yang perlu diterjemahkan dan akan dilegalisir adalah ijazah SMA, ijazah S1, transkrip nilai S1, dan akta kelahiran. Jadi pihak universitas di luar negeri tentu membutuhkan dokumen dalam bahasa Inggris. Jika dokumen yang kita peroleh di Indonesia berupa bahasa Indonesia, maka perlu sekali untuk diterjemahkan ke bahasa Inggris. Gw sudah punya akta kelahiran yang sudah diterjemahkan sebelumnya (tahun 2017, untuk apply beasiswa juga waktu itu ke Korea, tapi akhirnya gagal), sementara transkrip nilai S1 dan ijazah S1 gw sudah bilingual, alias sudah berbahasa Indonesia sekaligus Inggris dari kampus gw. Jadi gw hanya perlu untuk menerjemahkan ijazah SMA gw yang masih berbahasa Indonesia.

Untuk menerjemahkan ke dalam bahasa Inggris, tentu tidak bisa sembarangan atau diterjemahkan sendiri oleh kita sebagai orang awam. Ada yang disebut penerjemah tersumpah (sworn translator). Harga yang ditawarkan per halaman per dokumennya bervariasi. Ada yang bisa mencapai lebih dari Rp 100.000, ada juga yang murah yaitu Rp 35.000, tergantung bagaimana pintarnya kita dalam googling dan mencarinya. Setahun yang lalu, di tahun 2017, gw pernah menerjemahkan akta kelahiran gw di salah satu sworn translator yang harganya Rp 75.000/halaman dokumen. Seiring berjalannya waktu dan saking seringnya apply beasiswa, network pun bertambah, sehingga ada salah satu applicant beasiswa Ignacy Lukasiewicz yang menyarankan untuk translate di sworn translator bernama Anang Fahkcrudin, yang harganya hanya Rp. 35.000 per halaman. Mungkin muncul pertanyaan, “lalu apakah ada perbedaan kualitas antara sworn translator yang harganya mahal dan murah?”. Jawaban gw adalah tidak ada perbedaan, yang terpenting adalah kita perlu memastikan apakah sworn translator yang kita pilih benar-benar terdaftar resmi atau tidak (selengkapnya baca blog ini sampai selesai).

Proses menerjemahkan dokumennya cukup mudah, kita hanya perlu email beliau hasil scan dari dokumen yang ingin kita terjemahkan. Kemudian beliau akan merincikan biayanya, dan estimasi selesai dalam waktu kurang lebih 3 hari. Sebelum ditandatangani dan dicap beliau, akan dikirimkan hasil terjemahan ke email kita untuk klarifikasi kalau tidak ada kesalahan penulisan. Apabila kita sudah cek dan benar, kita lakukan pembayaran melalui transfer, dan beliau akan menandatangi dan cap basah dokumen terjemahan tersebut. Hasil hard-copy akan dikirimkan melalui kurir, misalnya TIKI, yang ongkirnya kita tanggung sendiri, atau bisa juga kita datang ke kantornya. Berikut adalah informasi dari sworn translator, Anang Fahkcrudin:

Anang Fahkcrudin
Jalan Kalibata Timur Raya No. 12
JAKARTA SELATAN 12740
Tel: 79198415
Mobile: 0812 909 2306
E-mail: anangf@gmail.com
Harga: Rp 35.000,- / halaman dokumen (update Agustus 2018)
Sumber: https://indonesia.embassy.gov.au/files/jakt/List_of_translators-2019.pdf

*notes: perhatikan juga, karena ada beberapa kedubes yang hanya mau menerima dokumen hasil terjemahan dari sworn translator yang terdaftar di website kedubes terkait. Untuk Polandia, sejauh ini tidak ada, jadi gw bisa pakai jasa dari Pak Anang ini.

Berikut adalah contoh hasil terjemahan ijazah SMA gw oleh Pak Anang Fahkcrudin (depan-belakang, total Rp 70.000 + ongkir tergantung alamat kalian):

Apabila sudah diterjemahkan, ada 2 opsi yang bisa kalian pilih sebelum legalisir di Kemenkumham:

1. Hard-copy hasil terjemahan dari sworn translator (cap basah, bukan fotokopian), langsung dilegalisir di Kemenkumham/AHU
2. Hard-copy hasil terjemahan dari sworn translator difotokopi terlebih dahulu. Kemudian hasil fotokopinya dicap basah notaris. Setelah dicap basah notaris, baru dilanjutkan dengan legalisir di Kemenkumham/AHU

Karena hasil terjemahan dokumen gw ingin gw abadikan/simpan, maka sudah terlanjur dilaminating. Alhasil gw memilih opsi kedua, yaitu gw fotokopi, dan hasil fotokopiannya gw minta cap dari notaris terdekat yang menyatakan bahwa dokumen tersebut sesuai dengan aslinya.

Harga cap legalisir dari notaris juga bermacam-macam. Ada yang mencapai Rp 150.000/ dokumen, ada juga yang hanya Rp 10.000/dokumen. Apakah ada bedanya antara notaris mahal dan murah? Gw rasa ga ada, selama mereka terdaftar resmi di Kemenkumham (cek di legalisasi.ahu.go.id) , maka mereka memang notaris resmi yang diakui negara. Prosesnya cukup janjian dengan notaris, lalu bawa dokumen asli baik bahasa Indonesia maupun hasil terjemahan Inggrisnya, serta fotokopiannya yang ingin dilegalisir (notaris juga terkadang menyediakan jasa fotokopi). Karena gw punya kenalan notaris di Alam Sutera, gw dikasih diskon harga yang awalnya Rp 15.000/dokumen, menjadi Rp 10.000/dokumen. Nama notarisnya adalah Charles Hermawan, SH. Di sini gw legalisir 4 dokumen:
1. fotokopi akta kelahiran yang sudah diterjemahkan in English oleh sworn translator
2. fotokopi ijazah SMA (depan-belakang) yang sudah diterjemahkan in English oleh sworn translator
3. fotokopi ijazah S1 terbitan kampus (karena sudah bilingual Indonesian-English)
4. fotokopi transkrip nilai S1 terbitan kampus (karena sudah bilingual Indonesian-English)

Di Pak Charles ini, ada cap legalisir dalam bahasa Inggris juga. Jadi sangat berguna untuk calon mahasiswa yang ingin kuliah di luar negeri. Berikut adalah salah satu contoh hasil legalisirnya:

Notes: Dari 4 dokumen yang gw legalisir di notaris, gw lampirkan contoh yang ijazah ya. Di contoh legalisir ijazah di atas, gw menambahkan legalisir dari kampus gw (yang cap biru) dengan tujuan memperkuat saja. Kalau tanpa cap legalisir kampus pun masih sah di mata kemenkumham selama dicap oleh notaris yang terdaftar di Kemenkumham. Jadi cap kampus ini optional. Sekali lagi, mumpung masih sempat ke kampus, jadi minta cap kampus sekalian.

B. Legalisir di Kemenkumham (AHU)

Berdasarkan pengalaman kakak-kakak senior penerima beasiswa Ignacy Lukasiewicz, di tahun-tahun sebelumnya (lama), dibutuhkan dokumen untuk legalisir di Kemenkumham berupa:

– dokumen yang sudah ditranslate beserta fotokopiannya
– dokumen asli
– materai 6 ribu sejumlah dokumen yang akan dilegalisir
– fotokopi KTP
– map warna biru
– surat kuasa (jika dititipkan ke orang lain)
– uang Rp 25.000/dokumen

Namun untuk yang baru (per Agustus 2018), dokumen yang perlu dipersiapkan untuk legalisir di Kemenkumham adalah:

– dokumen yang sudah ditranslate, beserta fotokopian yang harus sudah di cap basah oleh sworn translator atau notaris atau pejabat kampus yang terdaftar di Kemenkumham (akan dibahas lebih lanjut nanti)
– dokumen asli
– KTP asli untuk diperiksa saat masuk gedung Kemenkumham
– map
– uang Rp 25.000/dokumen

Jadi perbedaan dengan tahun-tahun sebelumnya adalah untuk saat ini tidak lagi diperlukan materai karena sudah pakai sticker resmi dari Kemenkumham. Selain itu, KTP dibutuhkan yang asli karena akan discan oleh petugas sebelum ambil nomor antrian. Map juga tidak harus warna biru, gw bawa map kuning aja diterima. Saat itu juga gw membawakan punya pacar gw untuk legalisir, namun surat kuasanya ternyata tidak perlu ditunjukkan sama skali. Dan lebih uniknya lagi, dokumen asli pun tidak diminta di loket untuk ditunjukkan -_-. Tapi saran gw tetap bawa aja buat jaga-jaga kalo diminta.

Okay, untuk prosesnya, setelah mempersiapkan dokumen di atas, kalian tidak bisa langsung ke kantor Kemenkumham. Kalian harus daftar dulu online di legalisasi.ahu.go.id dan upload semua dokumen yang sudah dipersiapkan tersebut (yang sudah di cap notaris/sworn translator/pejabat kampus). Di website tersebut ada panduan detailnya bagaimana cara upload dan sebagainya, atau kalian download saja di sini Panduan Legalisasi Kemenkumham-AHU Online silakan kalian buka dan baca lebih lanjut ya.

Kemenkumham hanya menerima legalisir apabila dokumen tersebut dicap oleh pejabat yang sudah terdaftar di database mereka (cek di legalisasi.ahu.go.id, atau lihat gambar di bawah). Pejabat yang dimaksud apa saja? Jadi pejabat yang dimaksud adalah Notaris atau Sworn Translator atau pejabat lainnya (misal pejabat kampus, khususnya universitas negeri). Intinya adalah selama dokumen yang kalian upload tersebut ditandatangani langsung oleh pejabat di atas, maka akan diterima oleh Kemenkumham.

Contoh kasus:

1. Ijazah gw bilingual (Indonesian-English) yang merupakan terbitan langsung dari kampus dan tidak bisa diterbitkan ulang. Jadi harus difotokopi dan dilegalisir cap basah oleh notaris, karena pejabat di kampus gw ga ada yang terdaftar di Kemenkumham. Nah, notaris gw, Pak Charles Hermawan, SH, sudah terdaftar di database Kemenkumham, jadi punya gw sah apabila sudah ditandatangani beliau.
2. Sebuah ijazah yang aslinya bahasa Indonesia. Namun kampus bisa diminta request untuk menerbitkan ulang versi Englishnya. Ketika hasil terjemahan kampus sudah keluar, kalian perlu perhatikan apakah dokumen tersebut ditandatangani oleh rektor/pejabat kampus yang terdaftar di Kemenkumham? Jika ya (pejabat kampus yang menandatangi sudah terdaftar di Kemenkumham), maka sah dan boleh upload ke website Kemenkumham. Jika tidak, maka kalian harus legalisir ke notaris yang terdaftar dulu, baik fotokopiannya atau hasil terbitan kampus asli yang English itu (pastikan bisa diterbitkan ulang ya oleh kampus yang versi Englishnya, kalo ga bisa, mending fotokopi aja).
3. Sebuah ijazah yang aslinya bahasa Indonesia. Kampus tidak bisa menerbitkan yang bahasa Inggris. Yang harus kalian lakukan adalah ke sworn translator yang terdaftar di Kemenkumham untuk diterjemahkan menjadi English. Lalu, apabila sudah diterbitkan versi Englishnya oleh sworn translator tersebut, kalian bisa langsung upload ke website Kemenkumham, atau bisa juga difotokopi seperti yang gw lakukan (karena yang versi Englishnya mau gw simpan dan laminating), namun fotokopiannya harus legalisir ke notaris dulu minta cap basah dan tanda tangan, baru diupload ke website Kemenkumham.

Ketika kalian sudah upload, maka dalam waktu 1-2 hari akan dikabarkan melalui website tersebut apakah diterima atau tidak permohonan legalisir yang kalian ajukan. Jika gagal, akan diberitahu melalui notifikasi mengenai kesalahannya dan akan diminta untuk ajukan permohonan baru (misal: nama notaris tidak terdaftar, solusi: cari notaris yang terdaftar, lalu upload kembali di pengajuan yang baru). Jika berhasil, maka akan muncul kode voucher yang harus dibayarkan (Rp 25.000 per dokumen) dalam jangka waktu 7 hari. Berikut adalah contoh vouchernya:

Ada beberapa pilihan untuk melakukan pembayaran ini:

1. Bayar melalui transfer/e-banking/m-banking dari bank BNI
2. Bayar melalui transfer/e-banking/m-banking dari bank BJB
3. Bayar melalui teller BNI/BJB yang disediakan di gedung Kemenkumham (Gedung CIK’S) dengan membawa/mencatat kode voucher yang ingin dibayarkan.

Karena gw tidak punya rekening bank BNI atau BJB, gw putuskan untuk mengambil pilihan 3, alias datang ke gedung Kemenkumham dan bayar cash di teller BNI (praktis dan ga ribet, serta ga kena biaya transfer antar bank HAHAHA), dan dilanjutkan dengan proses legalisir.

Jadi pas gw dapat voucher, besoknya langsung meluncur ke Kemenkumham:

Alamat: Gedung CIK’S, Jl. Cikini Raya No.84-86, RT.14/RW.5, Cikini, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10330, Indonesia
Hari Kerja dan Jam Kerja: Senin-Jumat, 08.00-15.00 WIB
Transportasi: Kalo gw dari BSD/Stasiun Rawa Buntu naik kereta sampai Stasiun Tanah Abang, dilanjutkan dengan Grab bike (kurang lebih Grabnya Rp 9.000).

Sesampainya di lokasi, akan dilakukan scan KTP serta pengambilan nomor antrian. Saat itu gw menjelaskan sedikit ke petugas kalau gw belum bayar, jadi diarahkan ke teller bank dulu. Sesampainya di teller bank BNI, gw tinggal kasih 4 kode voucher (untuk ijazah SMA, ijazah S1, transkrip nilai S1, dan akta lahir yang semuanya sudah in English) yang ingin gw bayarkan. Hanya butuh waktu sekitar 5 menit, dan teller bank akan memanggil nama gw, dan akan diberikan bukti pembayaran. Ada bukti pembayaran yang perlu kita berikan ke petugas Kemenkumham (gw lupa warna pink/biru; bagi yang bayar via e-banking, dsb, jangan lupa bawa bukti pembayarannya untuk diberikan ke petugas), dan juga bukti pembayaran untuk kita (warna kuning). Bukti pembayaran yang untuk Kemenkumham langsung saja kita berikan ke petugas Kemenkumham di loket 1 atau 2. Uniknya, gw ga perlu kasih dokumen yang ingin dilegalisir begitu pula dengan nunjukin aslinya (entah petugasnya sudah percaya aja ama keasliannya atau memang tidak berurusan dengan isi dari dokumen). Jadi gw tinggal menunggu nama dipanggil untuk mengambil sticker.

This slideshow requires JavaScript.

Ketika sticker sudah terbit, kita tinggal tempelkan sendiri di sisi kosong dokumen (alias fotokopian yang udah diterjemahkan in English, dan sudah dicap notaris), sebisa mungkin di sisi belakang pojok kiri atas . Pastikan nama notarisnya serta jenis dokumen yang tertera pada sticker (ijazah dan transkrip = dokumen pendidikan, akta lahir = dokumen kependudukan) sesuai dengan dokumennya. Jadi stickernya ini nomornya ga ditentukan kalau nomor A harus dokumen A. Selama sticker dengan nama pejabat (misal notaris) dan jenis dokumennya sesuai dengan dokumen yang ingin dilegalisir, tempel saja. Gw sempat kebingungan karena gw ada 3 dokumen pendidikan yang nama notarisnya sama semua, tapi nomor stickernya beda. Nah kata petugasnya, silakan tempel aja. Nomor di stickernya tidak pengaruh, yang penting nama pejabat dan jenis dokumennya sesuai. Contoh stickernya bisa dilihat di slideshow atas ya.

C. Legalisir di Kementerian Luar Negeri (Kemenlu)

Setelah legalisir Kemenkumham, maka akan dilanjutkan dengan legalisir di Kemenlu. Sebelumnya, silakan download panduannya di Manual Legalisasi Online – KEMENLU. Jadi untuk legalisir di Kemenlu, harus daftar via Android karena aplikasi daftar Kemenlu nya ada di Play Store, silakan teman-teman baca dulu manual di atas untuk mengetahui aplikasi mana yang digunakan dan proses pengajuannya secara lengkap.

Untuk menghemat waktu, setelah dokumen ditempelkan sticker legalisir AHU/Kemenkumham, silakan upload sisi depan-belakang dokumen, dan yang terpenting foto zoom sticker legalisir Kemenkumhamnya. Setelah berhasil diupload, tunggu beberapa menit (pada jam kerja ya) dan akan muncul approvalnya. Jika gagal, berarti ada kesalahan, akan diberitahu kesalahannya dimana melalui aplikasi. Segera perbaiki dan upload ulang. Jika diterima, kalian akan menerima notifikasi mengenai jumlah yang harus dibayarkan disertai nomor rekening Kemenlu, dan kalian tinggal melakukan pembayaran melalui bank BRI (biaya Rp 25.000/dokumen). Gw sempat problem dengan BCA untuk transfer ke BRI (gagal terus gatau kenapa), pas telpon Kemenkumham disarankan untuk bayar via teller bank BRI terdekat saja. Tapi pacar gw pakai BNI berhasil, jadi jangan panik juga kalau gagal terus. Lakukan pembayaran secepatnya (kalau bisa masih dalam jam 16.00 WIB), dan tunggu konfirmasi dari aplikasi tersebut. Kalau pembayaran sudah diterima, kalian akan menerima notifikasi bahwa sticker legalisir Kemenlu bisa diambil besok pada jam sekian. Silakan kalian datang ke Kementerian Luar Negeri dan bawa dokumen yang diperlukan. Dokumen yang diperlukan adalah:

– dokumen yang sudah dilegalisir oleh Kemenkumham
– dokumen asli (gw sarankan bawa saja, walau kenyataannya tidak dibutuhkan)
– KTP asli untuk ditunjukkan ke satpam
– map (ada yang bilang harus kuning, tapi ada yang ga kuning waktu itu tetap diterima)
– surat kuasa (jika dititipkan ke orang lain), namun kenyataannya tidak ditunjukkan juga.
– Notifikasi dari aplikasi yang menyatakan kalau pembayaran sudah berhasil

Untuk jam buka legalisir Kemenlu dapat dilihat di slideshow ya:

This slideshow requires JavaScript.

Sesampainya di Kemenlu, silakan tunjukkan KTP dan jelaskan maksud tujuan kedatangan kita ke satpam. Satpam akan memberikan nomor antrian untuk legalisir. Kita tinggal menunggu, dan apabila sudah dipanggil, silakan menuju loket 4 untuk memberikan dokumen yang ingin dilegalisir (alias dokumen yang sudah di legalisir sampai di Kemenkumham). Setelah kurang lebih 15 menit, dokumen kita akan diberikan kembali oleh petugas, dan stickernya sudah ditempelkan oleh petugas. Berikut adalah contoh dokumen ijazah SMA yang sudah dilegalisir Kemenkumham dan Kemenlu:

D. Legalisir di Kedutaan Besar Polandia

Setelah legalisir di Kemenlu, barulah kita bisa legalisir di Kedutaan Besar Polandia (atau kedutaan besar lainnya, tergantung negara tujuan studi kalian). Prosesnya sederhana, cukup datang ke bagian konsuler di Kedutaan Besar Polandia di Jakarta:

Alamat: Jl. HR Rasuna Said Kav X Blok IV No. 3 Kuningan Timur, Jakarta Selatan.
Jam Layanan: Selasa (12.00-15.00 WIB), Kamis dan Jumat (09.00-12.00 WIB)
Transportasi: Busway terdekat adalah Patra Kuningan.

This slideshow requires JavaScript.

Dokumen yang perlu dipersiapkan adalah
– dokumen yang sudah dilegalisir hingga tahap Kemenlu
– dokumen asli (bawa aja jaga-jaga, walau nyatanya ga perlu)
– fotokopi identitas (KTP/Paspor)
– surat kuasa (jika dititipkan ke orang lain), walau nyatanya tidak ditunjukkan juga ke petugas
– Biaya Rp 480.000/dokumen (khusus penerima beasiswa Ignacy Lukasiewicz, dapat diskon 50% jadi Rp 240.000/dokumen dengan memberikan surat permohonan diskon).

Proses legalisir berlangsung selama beberapa hari, tunggu ditelpon oleh pihak kedubes (atau kita telepon sendiri ke kedubesnya di nomor +62 21 2525938 untuk memastikan apakah sudah selesai apa belum legalisirnya. Tidak ada tanda terima saat gw mengajukan permohonan legalisir tersebut. Punya gw selesai dalam 7 hari kerja. Berikut adalah salah satu contoh hasil legalisir Kedubes Polandia (dokumen ijazah S1) di Jakarta:

This slideshow requires JavaScript.

Dengan demikian, dalam 1 dokumen, terdapat cap basah legalisir dari kampus (optional), cap basah dari notaris, sticker legalisir Kemenkumham, sticker legalisir Kemenlu, dan cap basah Kedutaan Besar.

Sekian informasi yang bisa gw berikan, nantikan postingan blog-blog gw selanjutnya ya. Semoga bermanfaat!!! 🙂